La administración de personal es una de las funciones básicas que debe cumplir cualquier empresa para lograr que todo marche bien con la gente que trabaja ahí. Con el apoyo de la tecnología, hoy se ha vuelto mucho más fácil lograr que las tareas asociadas a esta área se ejecuten con mayor facilidad. Hoy vamos a revisar un instrumento de apoyo ideal para controlar la asistencia.
El mundo laboral es complejo precisamente porque se basa en el trabajo con personas. Lograr que cada una de ellas se ajuste a las necesidades, intereses y demanda de las empresas no es tan fácil como parece, aún cuando se tengan claros todos los elementos vinculados a reglamentos y compensaciones.
Uno de los mayores problemas que suelen tener las empresas, sobre todo cuando tienen trabajadores en cualquier lugar, es el control de la asistencia. La buena noticia es que hoy en día existen maneras de conseguir la información sobre este tema en tiempo real y con poco esfuerzo gracias al uso de un reloj checador.
Este sistema funciona por medio del uso de una APP y un sistema asociado a WhatsApp para conocer el lugar donde está ubicado un trabajador en determinado momento y así, comprobar que esté cumpliendo de manera eficiente con sus funciones. Vamos a ver más detalles.
Utilidad de un sistema de asistencia en línea
Los sistemas en línea, sea cual sea el objetivo, permiten disfrutar de información en tiempo real. Esta información se puede visualizar a través de distintas maneras según las integraciones que estén disponibles. Esta es un beneficio que se utiliza con frecuencia en el tratamiento de archivos, pero que también se puede aprovechar para medir la asistencia de los trabajadores y verificar, por ejemplo:
- Saber en qué lugar se encuentra el trabajador en tiempo real. Esta opción es muy útil cuando cumplen funciones fuera de la oficina y es necesario verificar que cumplan con todas sus asignaciones.
- Verificar el historial de cada trabajador. Esto será muy útil para saber cómo ha sido el comportamiento de un trabajador y darle las recompensas que merezcan o aplicar las medidas de corrección que correspondan.
- Integración a WhatsApp para recibir la notificación en tiempo real del inicio de las funciones cuando el trabajador así lo anuncie.
- Recopilar el reporte inmediato de todos los movimientos que ha tenido el trabajador a lo largo de un día y verificar las horas reales que trabajó.
Cómo elegir el mejor sistema
A la hora de encontrar un sistema que sea eficiente para cumplir con toda la demanda que una empresa tiene en esta materia es importante fijarse en aspectos como:
- La configuración inicial: debe ser capaz de adaptarse a la realidad laboral de cada empresa permitiendo definir aspectos como el organigrama, la cantidad de usuarios que gestionan por parte de la empresa y los usuarios que serán etiquetados como trabajadores, los centros de trabajo, los horarios, etc.
- Los sistemas de comunicación: debe permitir definir espacios para colocar comunicados relacionados con la vida del trabajador, el uso del WhatsApp para gestionar las entradas y salidas, la generación de estadísticas, etc.
- Los cálculos asociados: generalmente estas son funcionalidades que se añaden para automatizar más los procesos y avanzar con mayor facilidad en la administración del personal. Aquí se incluyen elementos como la creación de historiales y reportes de asistencias, el cálculo de incidencias, el cálculo de deducciones establecidas por la ley, el control de incapacidades y vacaciones, el envío de información para el cálculo de nóminas, entre otros.
- Integración con otros softwares: es posible que también permita la integración con otras herramientas de trabajo colaborativo que usen el sistema Kanban, por ejemplo.
Con todos estos datos será mucho más fácil darse cuenta y definir las necesidades y problemas que puede solventar una empresa con el uso de un sistema en línea de administración de personal que evite tener tantas actividades por realizar de forma manual.